締切り効果で能率アップ

学生さんがもうすぐ夏休みに入ります。１ヶ月以上もあるのだから夏休みの宿題なんて７月のうちから少しずつ消化していけば、８月下旬に苦しむことはありません。ですが、夏休みの計画を作って、計画通りできる人は、かなり少ないのではないでしょうか。安易に流されるとも言いますが、苦しいことを先送りして、楽しいことして遊んでいたいのは正直なところです。もっとも最近の子供達はいろいろ忙しそうにしているので、スケジュール帳をつけているのかもしれません。私の場合は、本を読んだり、だらだらと遊んでいるうちにお盆が過ぎて、宿題は全然できていないという夏休みの方が多かったです。それでも夏休み最後の１週間で、なんとか完成させていました。だらだらとすごした１ヶ月よりも、頑張った１週間の方が多くの宿題ができるのですから、人間追いつめられればなんとかなるものです。この効果が締切り効果です。漫画家や作家などで、編集の人に「早く書いてくださいよ～」と急かされている、そうこうしているうちに「創作の神様が舞い降りた！」と、謎の言葉を発しながら、どんどん書いていくあの光景です。今年のコミックマーケットは来月１７日から１９日ですから、ちょうど今ごろ、大勢のクリエイター達が、漫画や小説、イラストなどの同人誌の原稿を徹夜で作っていることと思います。オフセット印刷を出すのにだいたい１ヶ月位かかるので、来週の週末あたりが印刷屋さんに出す締切りとなるわけです。あるクリエイターに聴いたら、締切りが近づかないと、創作意欲が湧かないそうです。みなさまも似たような経験があると思います。

仕事の能率を上げる簡単な方法

限られた時間を有効に活用して、多くの作業をするとき、みなさまはどのような工夫をしているでしょうか？　頭の中で順番を組みてるよりは、紙に作業項目を箇条書きで書き、順番を1,2,3・・と横に書いて、１番から順にやっているのではないでしょうか？　この手の工夫を追求すると、タイムマネジメントのお話とか、生産性向上といったお話に発展します。　いろいろ工夫して、多くの作業を効率よく行うノウハウをまとめたのが、巷であふれている『時間を有効活用する』というタイトルのハウツー本です。書いていることは、(1) 作業を終えるのにどれ位時間がかかるのか見積もる。　(2) 重要性や期限、緊急性を考慮して順番をつける。　(3) １番から順番に作業を進める。　(4) 割り込み作業に対応できるよう余裕をもたせる。　(5) 最低１日１回は作業予定やスケジュールを見直す。　だいたいこんなところになります。電話やメールに対してどう対応するかは仕事の内容によって変わります。文章を考えたり、集中力が必要な作業をしている場合、電話に出てしまったら元に戻せないため、電話に出ない時間帯を作っている人もいます。（もちろんそういうことができない人が多いですが、やれば確実に能率が上がります。）

あなたなら　どうする～

こういうケースの場合、どう対応しますか？　「重要だけど期限が１週間後の仕事Ａ」と「あまり重要ではないが明日までの仕事Ｂ」のどちらを先にやるか？　気持ちとしては仕事Ｂを先にやりたいのですが、忙しさにかまけて仕事Ａを先送りしているうちに時間切れになりそうなので、仕事Ａを先にするのが安全です。仕事Ａをやった上で、仕事Ｂを締切り効果を使って短時間で仕上げると、なかなかよさそうです。期限が近い順に仕事をする人もいるでしょう。ただその場合、仕事Ｂが終わったら、期限が明日までの仕事Ｂ’が割り込みで入ってくる場合、仕事Ａができなくなるかもしれません。でも、それほど忙しくない人なら問題はありません。　別のケースを考えましょう。　「重要だけど半日集中作業が必要な仕事Ｃ」と、「たくさんあるけど、あいてる時間にできる仕事Ｄ」ではどちらを優先しますか？　多くの人と電話でお話しながら仕事を進めている人の場合だと、仕事Ｄを日中帯にして、夜か朝の電話が鳴らない時間に仕事Ｃをするでしょう。電話の受け答えがない人なら仕事Ｃを先に取り組むようにスケジュールを組むでしょう。このように、やり方は１つではありません。ケース・バイ・ケースといえば聞こえが良いのですが、まわりの状況に応じて、やり方を変えると、結果として能率をアップすることができます。時間を有効活用するためのハウツー本がたくさんあるので、いろいろなやり方を試してみて、自分にあったやり方を、見つけたり、改善するのに活用してはいかがでしょうか。

※追伸※ 　今回のコラムで書いたことは、社会人の常識だよと言う方もいらっしゃると思います。わかっていることと、実践していることとは、全く異なります。知っていてもできないことは、世の中けっこう多いものです。

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